Πολιτική Απορρήτου

Η New Axis Solutions ΙΚΕ ("New Axis Solutions", "εμείς") λειτουργεί το Nomoaxis, πλατφόρμα διαχείρισης δικηγορικής πρακτικής. Η παρούσα Πολιτική εξηγεί ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα επεξεργαζόμαστε, για ποιον σκοπό, σε ποια νομική βάση, με ποιους τα μοιραζόμαστε και πώς τα προστατεύουμε. Όπου στην παρούσα Πολιτική αναφέρεται "Nomoaxis", νοείται η πλατφόρμα· συμβαλλόμενο και δεσμευόμενο μέρος είναι η New Axis Solutions ΙΚΕ, η οποία τη λειτουργεί.

1. Υπεύθυνος επεξεργασίας και επικοινωνία

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η New Axis Solutions ΙΚΕ, εταιρεία συσταθείσα κατά το ελληνικό δίκαιο.

Η New Axis Solutions είναι υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δεδομένα που περιγράφονται στο §2 της παρούσας Πολιτικής (δεδομένα λογαριασμού, χρέωσης, συνεδρίας, χρήσης ΤΝ και αρχείου ελέγχου). Για τα δεδομένα που εισάγετε σχετικά με εντολείς, υποθέσεις, έγγραφα και καταχωρήσεις χρόνου, το γραφείο σας είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας και η New Axis Solutions ενεργεί ως εκτελών βάσει της Σύμβασης Επεξεργασίας Δεδομένων.

2. Δεδομένα που επεξεργαζόμαστε

Για δεδομένα που εισάγετε σχετικά με εντολείς, υποθέσεις, έγγραφα και καταχωρήσεις χρόνου, το γραφείο σας είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας και η New Axis Solutions ενεργεί ως εκτελών — βλ. ΣΕΔ.

Ως υπεύθυνος επεξεργασίας, η New Axis Solutions επεξεργάζεται τα εξής:

• Δεδομένα λογαριασμού: διεύθυνση email και εμφανιζόμενο όνομα, αποθηκευμένα στη βάση δεδομένων μας και στην υποδομή αυθεντικοποίησης Supabase.
• Δεδομένα συνδρομής και χρέωσης: πρόγραμμα, κατάσταση συνδρομής, ημερομηνίες περιόδου χρέωσης και αναγνωριστικά πελάτη/συνδρομής Stripe — αποθηκεύονται στη βάση δεδομένων μας ως αντίγραφο από τη Stripe. Τα στοιχεία κάρτας και η διεύθυνση χρέωσης τηρούνται αποκλειστικά από τη Stripe.
• Δεδομένα συνεδρίας και ασφάλειας: αρχεία συνεδρίας (διεύθυνση IP, αναγνωριστικό συσκευής, χρόνος τελευταίας δραστηριότητας, χρόνος επαλήθευσης MFA)· αρχεία νομικής αποδοχής (ποια έκδοση εγγράφου αποδεχτήκατε, πότε και από ποια IP/συσκευή).
• Δεδομένα χρήσης ΤΝ: μετρήσεις κατανάλωσης token, καταχωρούμενες ανά θέση συνδρομής και ανά workspace, για τη διαχείριση ορίων και τον πίνακα χρήσης του ιδιοκτήτη. Η θέση ταυτοποιεί το μέλος που εκτέλεσε το ερώτημα· τα αρχεία αυτά συνιστούν επομένως δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και όχι ανώνυμα συγκεντρωτικά μεγέθη. Δεν αποθηκεύεται περιεχόμενο prompt ή απαντήσεων σε αυτά τα αρχεία.
• Αρχείο ελέγχου: αμετάβλητο αρχείο ενεργειών ασφαλείας στο workspace σας, με αναγνωριστικό δράστη, διεύθυνση IP, τύπο ενέργειας και χρονική σήμανση.

Τι κρυπτογραφείται και τι όχι. Τα αρχεία εντολέων, οι υποθέσεις, τα έγγραφα και οι ονομασίες τους, οι σημειώσεις, οι επικοινωνίες, οι συμφωνίες αμοιβής, οι τίτλοι εργασιών και το ιστορικό συνομιλιών ΤΝ κρυπτογραφούνται στο πρόγραμμα περιήγησής σας με κλειδιά ανά workspace τα οποία η New Axis Solutions ουδέποτε κατέχει, και φθάνουν στους διακομιστές μας αποκλειστικά ως κρυπτογραφημένο κείμενο. Τα ακόλουθα δεδομένα είναι κατ' ανάγκην αναγνώσιμα από τη New Axis Solutions ή από τους παρόχους υποδομής του §4 και δεν είναι κρυπτογραφημένα από άκρο σε άκρο:

• Διευθύνσεις email σύνδεσης και μεταδεδομένα ταυτοποίησης στην υπηρεσία αυθεντικοποίησης (Supabase). Η σύνδεση προϋποθέτει αντιστοίχιση της υποβαλλόμενης διεύθυνσης email με λογαριασμό, επομένως η διεύθυνση αυτή δεν μπορεί να κρυπτογραφηθεί με κλειδί που δεν κατέχουμε.
• Ονόματα και διευθύνσεις email μελών στα αρχεία μελών workspace και προφίλ, ώστε να είναι δυνατή η προβολή, η ανάθεση εργασιών και η πρόσκληση συναδέλφων.
• Ονομασίες workspace και γραφείου.
• Δεδομένα χρέωσης που τηρεί η Stripe — όνομα και διεύθυνση χρέωσης, μεταδεδομένα κάρτας και περιγραφές γραμμών τιμολογίου.
• Εξερχόμενα email — διευθύνσεις παραληπτών και το πλήρως αποδοθέν σώμα των μηνυμάτων ειδοποίησης, πρόσκλησης, σύνοψης και χρέωσης, κατά τον χρόνο που βρίσκονται στην ουρά αποστολής και υπό διαβίβαση.
• Διευθύνσεις email παραληπτών σε ασφαλείς συνδέσμους μεταφόρτωσης εγγράφων και σε προσκλήσεις υποβολής στοιχείων εντολέα (intake).
• Δομικά πεδία του αρχείου ελέγχου — αναγνωριστικό δράστη, τύπος ενέργειας, τύπος και αναγνωριστικά εγγραφών, διεύθυνση IP και χρονική σήμανση. Περιγραφικό περιεχόμενο δεν διατηρείται στο αρχείο ελέγχου.
• Δομικές τιμές που διατηρούνται στα μεταδεδομένα του αρχείου ελέγχου. Το αρχείο φέρει τις μη περιγραφικές τιμές που καθιστούν μια εγγραφή κατανοητή: ποσά, ωριαίες και συμφωνηθείσες αμοιβές, ποσά φόρου, χρεωμένα λεπτά, ονομασίες προγραμμάτων, ρόλους και επίπεδα πρόσβασης, καταστάσεις, εκδόσεις και εσωτερικά αναγνωριστικά εγγραφών. Οι τιμές αυτές είναι αναγνώσιμες από εμάς. Ονόματα, διευθύνσεις email και ελεύθερο κείμενο δεν εγγράφονται στα μεταδεδομένα ελέγχου: κατάλογος απαγορευμένων κλειδιών, επιβαλλόμενος στη βάση δεδομένων, απορρίπτει τις εγγραφές αυτές κατά τον χρόνο εγγραφής, ώστε η εγγραφή να μη γίνεται δεκτή αντί να καθαρίζεται εκ των υστέρων.
• Ρυθμίσεις υπολογισμού προθεσμιών ανά υπόθεση — αν τα σαββατοκύριακα και οι αργίες προσμετρώνται, αν προσμετράται η πρώτη ημέρα, και τυχόν εξαιρούμενες ημερομηνίες. Δεν περιέχουν ονόματα ούτε ελεύθερο κείμενο.
• Αποτυπώματα (fingerprints) ελέγχου σύγκρουσης συμφερόντων — τιμές HMAC-SHA-256 με κλειδί, παραγόμενες από ονόματα διαδίκων. Το αποτύπωμα δεν μπορεί να μετατραπεί εκ νέου σε όνομα. Επιτρέπει ωστόσο την επιβεβαίωση εικασίας: όποιος μπορεί να χρησιμοποιήσει το μυστικό κλειδί δύναται να δοκιμάσει ένα υποψήφιο όνομα και να διαπιστώσει αν αυτό υπάρχει σε ένα workspace. Πρόκειται για μέτρο ψευδωνυμοποίησης και όχι ανωνυμοποίησης· τα αποτυπώματα παραμένουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα κατά τον ΓΚΠΔ. Οι ίδιοι οι αναζητηθέντες όροι αποθηκεύονται κρυπτογραφημένοι με το κλειδί του workspace σας παράλληλα με το αποτύπωμα· επομένως τα ονόματα που αναζητήσατε δεν είναι αναγνώσιμα από εμάς, αναγνώσιμο παραμένει μόνο το αποτύπωμα, με την ανωτέρω περιγραφόμενη δυνατότητα επιβεβαίωσης εικασίας.
• Κείμενο εγγράφων και συμφραζόμενα υπόθεσης που αποστέλλονται στην Anthropic για τις λειτουργίες ΤΝ, τα οποία κατ' ανάγκην βρίσκονται σε μορφή απλού κειμένου κατά τη διαβίβαση — βλ. §3α.

Η ακριβής σύνοψη είναι η εξής: οι φάκελοι των υποθέσεών σας είναι κρυπτογραφημένοι από άκρο σε άκρο με κλειδιά τα οποία η New Axis Solutions ουδέποτε κατέχει, με την επιφύλαξη των ανωτέρω απαριθμούμενων αναγνώσιμων κατηγοριών — διευθύνσεις email σύνδεσης και μεταδεδομένα ταυτοποίησης, ονόματα και email μελών, ονομασίες χώρου εργασίας και γραφείου, αρχεία χρέωσης Stripe, εξερχόμενα email στην ουρά αποστολής και στο αρχείο της, δομικά πεδία και δομικές τιμές μεταδεδομένων του αρχείου ελέγχου, ρυθμίσεις υπολογισμού προθεσμιών και το αποτύπωμα ελέγχου σύγκρουσης. Δεν χαρακτηρίζουμε — εσκεμμένως — τη Nomoaxis ως σύστημα "μηδενικής γνώσης": μόνες οι διευθύνσεις email σύνδεσης θα καθιστούσαν τον χαρακτηρισμό αυτόν ανακριβή, ενώ το κείμενο των εγγράφων και τα συμφραζόμενα της υπόθεσης υποβάλλονται σε επεξεργασία σε απλή μορφή από την Anthropic κατά τη χρήση λειτουργιών ΤΝ.

3. Νομική βάση (Άρθρο 6 GDPR)

Δεν λαμβάνουμε αυτοματοποιημένες αποφάσεις με νομικά αποτελέσματα (Άρθρο 22 GDPR).

3α. Λειτουργίες ΤΝ και επεξεργασία δεδομένων

3α.1 Πώς οι λειτουργίες ΤΝ επεξεργάζονται τα δεδομένα σας

Κατά τη χρήση των λειτουργιών Nomoaxis AI, τα παρακάτω δεδομένα ενδέχεται να υποβληθούν σε επεξεργασία για τη δημιουργία απαντήσεων ΤΝ:

• (α) Μεταδεδομένα υποθέσεων (ονομασία υπόθεσης, τύπος, κατάσταση, προθεσμίες και αρμόδιο προσωπικό) που έχουν εισαχθεί στην πλατφόρμα Nomoaxis.
• (β) Μεταδεδομένα εντολέων (ονοματεπώνυμο, στοιχεία επικοινωνίας και τύπος σχέσης) στο βαθμό που έχουν εισαχθεί στην πλατφόρμα και είναι σχετικά με το ερώτημα ΤΝ.
• (γ) Το κείμενο της οδηγίας ή του ερωτήματος που υποβάλλετε στο Nomoaxis AI.
• (δ) Κείμενο εγγράφων — τόσο εγγράφων που επισυνάπτετε ρητά στο ερώτημα όσο και εγγράφων που ο βοηθός επιλέγει και ανοίγει με δική του πρωτοβουλία. Βλ. §3α.3.
• (ε) Για τις λειτουργίες χρονολογίου υπόθεσης, δομημένης επισκόπησης (tabular review) και ανάλυσης εγγράφων, το εξαγόμενο κείμενο των σχετικών εγγράφων, συμπεριλαμβανομένου κειμένου που ανακτάται από σαρωμένες σελίδες μέσω οπτικής μεταγραφής (η οποία πραγματοποιείται με αποστολή εικόνων σελίδων στην Anthropic).
• (στ) Όρους αναζήτησης που συνθέτει το μοντέλο κατά τη χρήση της δυνατότητας αναζήτησης στο διαδίκτυο. Βλ. §3α.6.
• (ζ) Κανόνες εργασίμων ημερών που το γραφείο σας έχει καταχωρήσει σε μια υπόθεση — αν προσμετρώνται σαββατοκύριακα και αργίες, αν προσμετράται η πρώτη ημέρα και τυχόν εξαιρούμενες ημερομηνίες — τους οποίους ο βοηθός αναγιγνώσκει και εφαρμόζει κατά τον υπολογισμό προθεσμίας και δύναται να καταγράψει όταν τους δηλώνετε.

Τα δεδομένα αυτά διαβιβάζονται μέσω κρυπτογραφημένης σύνδεσης στην υποδομή API της Anthropic PBC αποκλειστικά για τον σκοπό παραγωγής απάντησης στο ερώτημά σας. Τα έγγραφα αποκρυπτογραφούνται και το κείμενό τους εξάγεται στο πρόγραμμα περιήγησής σας· οι διακομιστές μας αναμεταδίδουν το αίτημα αλλά δεν διατηρούν την οδηγία ή το κείμενο του εγγράφου. Το ιστορικό συνομιλιών αποθηκεύεται κρυπτογραφημένο στο workspace σας· βλ. §6 για τη διάρκεια διατήρησης.

Οι απαντήσεις του βοηθού φέρουν υποσημείωση προέλευσης, η οποία δηλώνει ποια έγγραφα του φακέλου σας αναγνώστηκαν, τι ανακτήθηκε από το διαδίκτυο και τι αντλήθηκε από κανόνες που έχει προηγουμένως καταχωρήσει το γραφείο σας. Η υποσημείωση παράγεται από κώδικα της Nomoaxis βάσει του ίχνους των εργαλείων που εκτελέστηκαν και δεν συντάσσεται από το μοντέλο· αποτυπώνει επομένως ό,τι πράγματι συνέβη και όχι ό,τι δηλώνει το μοντέλο. Εμφανίζεται σε εσάς και αποθηκεύεται μαζί με τη συνομιλία· δεν διαβιβάζεται αλλού.

3α.2 Η Anthropic PBC ως εκτελών την επεξεργασία

Η Anthropic PBC (160 Eureka Street, San Francisco, CA 94114, Ηνωμένες Πολιτείες) ενεργεί ως εκτελών την επεξεργασία κατά τη χρήση των λειτουργιών Nomoaxis AI. Η Anthropic επεξεργάζεται δεδομένα αποκλειστικά κατ' εντολή της New Axis Solutions και για κανέναν άλλο σκοπό. Η Anthropic δεσμεύεται από Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων με τη New Axis Solutions που ενσωματώνει:

• (α) Τις υποχρεώσεις του άρθρου 28 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 (ΓΚΠΔ).
• (β) Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (ΤΣΡ) που εκδόθηκαν από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή βάσει της Απόφασης 2021/914/ΕΕ για τη διαβίβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στις Ηνωμένες Πολιτείες.
• (γ) Την υποχρέωση της Anthropic να μη χρησιμοποιεί δεδομένα που υποβάλλονται μέσω αιτημάτων API για εκπαίδευση μοντέλων ΤΝ.

3α.3 Τι ανακτά ο βοηθός με δική του πρωτοβουλία

Ο βοηθός Nomoaxis AI δεν περιορίζεται σε όσα επισυνάπτετε στην ερώτησή σας. Εντός της υπόθεσης που έχετε ανοικτή, και υπό τους ίδιους ελέγχους ρόλου και ανάθεσης που διέπουν όσα βλέπετε στη διεπαφή, ο βοηθός αποφασίζει μόνος του πότε:

• θα απαριθμήσει και θα αναζητήσει τα έγγραφα που έχουν αρχειοθετηθεί στην υπόθεση, και
• θα ανοίξει και θα αναγνώσει το πλήρες κείμενο οποιουδήποτε από αυτά.

Στην περίπτωση αυτή, τα έγγραφα αποκρυπτογραφούνται στο πρόγραμμα περιήγησής σας και το κείμενό τους εξάγεται στη συσκευή σας· τα αποσπάσματα που επέλεξε ο βοηθός αποστέλλονται στη συνέχεια στην Anthropic μαζί με την ερώτησή σας και μια σύνοψη των συμφραζομένων της υπόθεσης. Δεν σας ζητείται έγκριση για κάθε επιμέρους ανάγνωση. Ο βοηθός οριοθετείται από την εκάστοτε υπόθεση και από τα δικά σας δικαιώματα πρόσβασης — δεν μπορεί να προσπελάσει υποθέσεις στις οποίες δεν είστε ανατεθειμένος και δεν έχει άμεση πρόσβαση στη βάση δεδομένων — εντός όμως των ορίων αυτών η ανάκτηση είναι αυτόματη. Πρέπει συνεπώς να θεωρείτε ότι οποιοδήποτε έγγραφο έχει αρχειοθετηθεί σε μια υπόθεση ενδέχεται να αναγνωσθεί από τον βοηθό και να διαβιβασθεί στην Anthropic όταν χρησιμοποιούνται λειτουργίες ΤΝ στην υπόθεση αυτή.

Καμία λειτουργία του προϊόντος δεν διακρίνει τις ειδικές κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (άρθρο 9 ΓΚΠΔ) ή τα δεδομένα που αφορούν ποινικές καταδίκες και αδικήματα (άρθρο 10 ΓΚΠΔ) από οποιοδήποτε άλλο κείμενο εγγράφου: εάν τέτοια δεδομένα βρίσκονται στον φάκελο της υπόθεσης, ο βοηθός ενδέχεται να τα αναγνώσει και να τα διαβιβάσει. Η επιλογή χρήσης λειτουργιών ΤΝ σε τέτοια υπόθεση ανήκει σε εσάς ως υπεύθυνο επεξεργασίας. Το Nomoaxis AI μπορεί να απενεργοποιηθεί ανά λογαριασμό από τις Ρυθμίσεις.

3α.4 Καταγραφή και ίχνος ελέγχου

Η New Axis Solutions τηρεί αρχεία καταγραφής χρήσης λειτουργιών ΤΝ στο διακομιστή για σκοπούς ασφάλειας, πρόληψης κατάχρησης και χρέωσης. Τα αρχεία αυτά καταγράφουν: τη χρονική σήμανση του ερωτήματος, τη θέση συνδρομής που το εκκίνησε και τον κατά προσέγγιση όγκο token που καταναλώθηκε. Τα αρχεία δεν περιέχουν το πλήρες κείμενο οδηγιών ή απαντήσεων ΤΝ. Τα αρχεία διατηρούνται επί 90 ημέρες και στη συνέχεια διαγράφονται αυτόματα.

3α.5 Τα δικαιώματά σας σε σχέση με την επεξεργασία ΤΝ

Μπορείτε να ασκήσετε τα παρακάτω δικαιώματα σε σχέση με δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που υποβάλλονται σε επεξεργασία μέσω λειτουργιών ΤΝ:

• (α) Δικαίωμα πρόσβασης (άρθρο 15 ΓΚΠΔ): Μπορείτε να ζητήσετε επιβεβαίωση για το κατά πόσο και με ποιον τρόπο τα δεδομένα σας έχουν υποβληθεί σε επεξεργασία από λειτουργίες ΤΝ.
• (β) Δικαίωμα διαγραφής (άρθρο 17 ΓΚΠΔ / άρθρο 17 Ν. 5104/2024): Η διαγραφή του λογαριασμού σας συνεπάγεται τη διαγραφή των δεδομένων λογαριασμού (email, εμφανιζόμενο όνομα), των αρχείων συνεδρίας και συσκευών, των προτιμήσεων ειδοποιήσεων, των προσωπικών αντιγράφων κλειδιών και των αρχείων χρήσης ΤΝ που τηρεί η New Axis Solutions ως υπεύθυνος επεξεργασίας. Μοναδική εξαίρεση αποτελεί το αρχείο αποδοχής των παρόντων εγγράφων — ποια έκδοση αποδεχθήκατε και πότε. Το αρχείο αυτό διατηρείται μετά τη διαγραφή, κατ' άρθρο 17 παρ. 3 στοιχ. ε΄ ΓΚΠΔ, ως αποδεικτικό στοιχείο για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων· η διεύθυνση IP και τα στοιχεία συσκευής που τηρούνταν παραπλεύρως διαγράφονται ταυτόχρονα με τον υπόλοιπο λογαριασμό, ώστε να απομένει το γεγονός της αποδοχής και τίποτε περισσότερο. Ο χρόνος κάθε σταδίου ορίζεται στο §6. Για δεδομένα υποθέσεων, εντολέων και πρακτικής, τα αιτήματα διαγραφής πρέπει να απευθύνονται στο γραφείο σας ως υπεύθυνο επεξεργασίας. Η Anthropic διατηρεί τεχνικά αρχεία καταγραφής API για έως 7 ημέρες και δεν διατηρεί περιεχόμενο prompts ή απαντήσεων πέραν της διάρκειας του αιτήματος API.
• (γ) Δικαίωμα εναντίωσης (άρθρο 21 ΓΚΠΔ): Μπορείτε να απενεργοποιήσετε τις λειτουργίες ΤΝ για τον λογαριασμό σας ανά πάσα στιγμή από τον πίνακα Ρυθμίσεων. Η απενεργοποίηση των λειτουργιών ΤΝ διακόπτει κάθε περαιτέρω διαβίβαση των δεδομένων σας στην υποδομή της Anthropic.

Για την άσκηση των δικαιωμάτων αυτών, υποβάλετε αίτημα στη διεύθυνση: contact@nomoaxis.com

3α.6 Αναζήτηση στο διαδίκτυο

Ο βοηθός Nomoaxis AI μπορεί να εκτελεί περιορισμένο αριθμό αναζητήσεων στο διαδίκτυο ανά αίτημα, όταν το ερώτημά σας αφορά νομολογία, νομοθεσία, ΦΕΚ ή πρόσφατες νομικές εξελίξεις. Η αναζήτηση εκτελείται από την πλευρά του διακομιστή από την Anthropic, ως τμήμα της κλήσης του μοντέλου, με πάροχο αναζήτησης το Brave Search (Brave Software Inc., Ηνωμένες Πολιτείες). Η New Axis Solutions δεν επικοινωνεί απευθείας με τη Brave.

Ο όρος αναζήτησης συντίθεται από το μοντέλο με βάση τη συνομιλία, η οποία περιλαμβάνει την οδηγία σας και τα συμφραζόμενα της υπόθεσης. Ενδέχεται συνεπώς να περιέχει στοιχεία αντλούμενα από την υπόθεσή σας, περιλαμβανομένων ονομάτων διαδίκων. Μη θεωρείτε τη διαδρομή αναζήτησης απαλλαγμένη από περιεχόμενο που ταυτοποιεί εντολείς· εάν αυτό είναι μη αποδεκτό για συγκεκριμένη υπόθεση, μη χρησιμοποιείτε τον βοηθό για έρευνα επ' αυτής.

Η New Axis Solutions καταγράφει αποκλειστικά το πλήθος των αναζητήσεων, για σκοπούς μέτρησης χρήσης· δεν αποθηκεύουμε τους όρους αναζήτησης ούτε τα αποτελέσματα. Η διατήρηση του ερωτήματος από την Anthropic και τη Brave διέπεται από τους δικούς τους όρους και δεν είναι ανεξάρτητα επαληθεύσιμη από τη New Axis Solutions.

4. Υπεργολάβοι επεξεργασίας

Αλυσίδα φιλοξενίας και τοποθεσία. Η New Axis Solutions δεν λειτουργεί δικούς της διακομιστές. Η εφαρμογή και η βάση δεδομένων φιλοξενούνται από τη Lovable Cloud, η οποία παρέχει την υπηρεσία PostgreSQL (Supabase), την υπηρεσία αυθεντικοποίησης και την αποθήκευση αντικειμένων σε περιοχή εντός ΕΕ· εκεί τηρούνται σε ηρεμία η βάση δεδομένων και τα μεταφορτωμένα έγγραφα. Τα αιτήματα ενδέχεται να εξυπηρετούνται από σημεία edge εκτός ΕΕ μέσω του CDN φιλοξενίας, όμως το αποθετήριο αναφοράς είναι η εγκατάσταση εντός ΕΕ. Τα δεδομένα εξέρχονται από την ΕΕ μόνο για τους ανωτέρω συγκεκριμένους σκοπούς: inference ΤΝ και αναζήτηση στο διαδίκτυο (ΗΠΑ) και επεξεργασία πληρωμών (Stripe, Ιρλανδία με περαιτέρω διαβίβαση στις ΗΠΑ). Τα συμβάντα σφαλμάτων του Sentry λαμβάνονται σε υποδομή ΕΕ.

Ειδοποιούμε τους πελάτες τουλάχιστον 30 ημέρες πριν την προσθήκη ή αντικατάσταση υπεργολάβου.

Το προεπιλεγμένο Αρχείο Δραστηριοτήτων Επεξεργασίας (Άρθρο 30 GDPR) δημοσιεύεται στο /legal/record-of-processing.

5. Διεθνείς διαβιβάσεις δεδομένων

Για διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ (π.χ. προς Stripe στις ΗΠΑ) στηριζόμαστε στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (Module 2 και 3). Αυτές συμπληρώνονται από τεχνικά μέτρα: κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά για κάθε διαβίβαση και κρυπτογράφηση των δεδομένων πρακτικής στην πλευρά του πελάτη, ώστε, όπου διαβιβάζονται δεδομένα πρακτικής, αυτά να διαβιβάζονται ως κρυπτογραφημένο κείμενο μη αναγνώσιμο από τον αποδέκτη. Το συμπληρωματικό αυτό μέτρο δεν καλύπτει τις διαβιβάσεις στις οποίες η απλή μορφή είναι εγγενής στον σκοπό, οι οποίες είναι οι εξής — δεδομένα πληρωμών προς τη Stripe, καθώς και οδηγίες, συμφραζόμενα υποθέσεων, αποσπάσματα εγγράφων, εικόνες σελίδων και όρους αναζήτησης προς την Anthropic και, μέσω αυτής, προς τη Brave (§3α). Αντίγραφο των ΤΣΡ διατίθεται κατόπιν αιτήματος στο contact@nomoaxis.com.

6. Διατήρηση

Διατηρούμε τα δεδομένα υπευθύνου (λογαριασμός, συνεδρία, χρήση ΤΝ, αρχείο ελέγχου και συνδρομή) όσο ο λογαριασμός σας είναι ενεργός. Η διαγραφή εκτελείται με τους ακόλουθους μηχανισμούς, καθένας εκ των οποίων είναι αυτοματοποιημένος:

• Περιεχόμενο workspace — 30 ημέρες μετά την καταγγελία. Με την ακύρωση της συνδρομής, το workspace σημαίνεται προς εκκαθάριση και το περιεχόμενό του, μαζί με τα μεταφορτωμένα έγγραφα, διαγράφεται 30 ημέρες μετά την επέλευση της ακύρωσης.
• Λογαριασμοί — 30 ημέρες μετά τη λήξη της τελευταίας ιδιότητας μέλους. Νυχτερινή εργασία διαγράφει κάθε λογαριασμό που δεν έχει ιδιότητα μέλους σε κανένα workspace επί 30 ημέρες, μαζί με τις συνδεδεμένες εγγραφές του: αρχεία συνεδρίας και συσκευών, προτιμήσεις ειδοποιήσεων, κωδικούς ανάκτησης και τα δικά του αντίγραφα κλειδιών — τόσο τα προσωπικά του κλειδιά όσο και τα σφραγισμένα προς αυτόν αντίγραφα αποσυρθέντων κλειδιών του workspace. Αίρεται έτσι η πρόσβαση του συγκεκριμένου μέλους στα κλειδιά, όχι τα ίδια τα κλειδιά: το αρχείο αποσυρθέντων κλειδιών ανήκει στο workspace και διατηρείται έως τη διαγραφή του ίδιου του workspace. Βλ. §10α.
• Αρχεία χρήσης ΤΝ — 90 ημέρες. Νυχτερινή εργασία διαγράφει τα μεμονωμένα συμβάντα χρήσης ΤΝ παλαιότερα των 90 ημερών, ανεξαρτήτως αν ο λογαριασμός παραμένει ενεργός. Παραμένουν μόνο τα μηνιαία συγκεντρωτικά μεγέθη που χρησιμεύουν στη διαχείριση ορίων και στη χρέωση.
• Αρχείο αποστολής email — 90 ημέρες. Η καταγραφή των μηνυμάτων που σας στείλαμε — διεύθυνση παραλήπτη, πρότυπο, κατάσταση παράδοσης — διαγράφεται από νυχτερινή εργασία 90 ημέρες μετά τη δημιουργία της. Τηρείται για τον έλεγχο παραδοσιμότητας και καταχρήσεων, όχι ως μόνιμο αρχείο.
• Σύνδεσμοι διαγραφής από τη λίστα — 180 ημέρες. Το διακριτικό διαγραφής ενός κλικ που ενσωματώνεται στα email λήγει 180 ημέρες μετά την έκδοσή του και διαγράφεται αμέσως με τη διαγραφή του λογαριασμού. Η λήξη του συνδέσμου δεν ανατρέπει την επιλογή που έγινε μέσω αυτού: η διαγραφή από τη λίστα καταγράφεται χωριστά στον κατάλογο αποκλεισμού που ακολουθεί.
• Παραχωρήσεις δωρεάν πρόσβασης — 90 ημέρες αν δεν χρησιμοποιηθούν. Δωρεάν δοκιμή που παραχωρούμε σε διεύθυνση email διαγράφεται 90 ημέρες μετά την έκδοσή της εφόσον δεν εξαργυρωθεί, καθώς και με τη διαγραφή του workspace στο οποίο εφαρμόστηκε ή του λογαριασμού στον οποίο παραχωρήθηκε.
• Προσκλήσεις που δεν έγιναν δεκτές — 30 ημέρες μετά τη λήξη. Η πρόσκληση σε workspace ισχύει για 14 ημέρες. Αν δεν γίνει δεκτή, η πρόσκληση και η διεύθυνση στην οποία στάλθηκε διαγράφονται 30 ημέρες μετά τη λήξη της — και αμέσως, αν διαγραφεί ο λογαριασμός του προσκεκλημένου.
• Αρχείο ελέγχου — η περίοδος διατήρησης του workspace. Τα νέα workspace δημιουργούνται με περίοδο δύο ετών. Ο ιδιοκτήτης μπορεί να τη μεταβάλει — από 90 ημέρες έως επτά έτη — ή να απενεργοποιήσει εντελώς την ανωνυμοποίηση, οπότε δεν ανωνυμοποιείται καμία εγγραφή. Για τα workspace που δημιουργήθηκαν πριν από την καθιέρωση της προεπιλογής αυτής δεν έχει οριστεί περίοδος έως ότου την ορίσει ο ιδιοκτήτης τους. Όπου ισχύει περίοδος, οι παλαιότερες εγγραφές δεν διαγράφονται — το αρχείο είναι αμετάβλητο και με αλυσίδα κατακερματισμού — αλλά η ταυτότητα του δράστη, η διεύθυνση IP και τυχόν εναπομείναντα αναγνωριστικά αφαιρούνται αμετάκλητα και η εγγραφή εμφανίζεται πλέον ως ενέργεια πρώην χρήστη.
• Δεδομένα που τηρούνται για μεγαλύτερο διάστημα. Τα αρχεία συνδρομής και πληρωμών τηρούνται για το διάστημα που επιβάλλει η φορολογική και λογιστική νομοθεσία. Τα αρχεία αποδοχής των παρόντων εγγράφων διατηρούνται κατ' άρθρο 17 παρ. 3 στοιχ. ε΄ ΓΚΠΔ ως αποδεικτικό στοιχείο συμφωνίας, χωρίς τη διεύθυνση IP και τα στοιχεία συσκευής.
• Κατάλογος αποκλεισμού — διατηρείται σκοπίμως. Αν μια διεύθυνση επιστρέψει ως μη παραδοτέα, αναφερθεί ως ανεπιθύμητη ή διαγραφεί από τη λίστα, κρατάμε καταγραφή της διεύθυνσης, του λόγου και της ημερομηνίας — και την κρατάμε ακόμη και μετά τη διαγραφή του λογαριασμού. Η διαγραφή της θα επανεκκινούσε την αποστολή μηνυμάτων σε διεύθυνση που ζήτησε να μη λαμβάνει: διατηρείται κατ' άρθρο 17 παρ. 3 στοιχ. β΄ και ε΄ ΓΚΠΔ, στην ίδια βάση με τα αρχεία αποδοχής ανωτέρω. Δεν περιέχει τίποτε πέραν της διεύθυνσης, του λόγου και της χρονοσήμανσης.

Το ιστορικό συνομιλιών ΤΝ και βοηθού εγγράφων αποθηκεύεται κρυπτογραφημένο στο workspace σας και ελέγχεται από το γραφείο σας. Κάθε χρήστης βλέπει μόνο τις δικές του συνομιλίες. Η έναρξη νέας συνομιλίας από το AI panel αρχειοθετεί το προηγούμενο νήμα αντί να το διαγράφει: οι κρυπτογραφημένες εγγραφές παραμένουν στη βάση δεδομένων με χρονική σήμανση αρχειοθέτησης, παύουν να φορτώνονται στο panel και διατηρούνται για όλη τη διάρκεια ζωής του workspace. Δεν υφίσταται επί του παρόντος χρονικά βασισμένη αυτόματη εκκαθάρισή τους. Διαγράφονται κατά τη διαγραφή του workspace ή του λογαριασμού και μπορούν να διαγραφούν κατόπιν αιτήματος στο contact@nomoaxis.com. Επειδή το περιεχόμενο είναι κρυπτογραφημένο με το κλειδί του workspace, η New Axis Solutions δεν μπορεί σε καμία περίπτωση να αναγνώσει μια αρχειοθετημένη συνομιλία.

7. Τα δικαιώματά σας

• Πρόσβαση — αίτημα αντιγράφου των προσωπικών σας δεδομένων.
• Διόρθωση — διόρθωση ανακριβών δεδομένων.
• Διαγραφή — αίτημα διαγραφής ("δικαίωμα στη λήθη").
• Φορητότητα — λήψη των δεδομένων σας σε μηχαναγνώσιμη μορφή (παρέχουμε εξαγωγή JSON εντός της εφαρμογής).
• Περιορισμός — περιορισμός επεξεργασίας εν αναμονή επαλήθευσης.
• Εναντίωση — εναντίωση σε επεξεργασία βάσει εννόμων συμφερόντων.
• Καταγγελία — στην αρμόδια εποπτική αρχή (στην Ελλάδα, ΑΠΔΠΧ — www.dpa.gr).

8. CCPA (κάτοικοι Καλιφόρνιας)

Ο CCPA εφαρμόζεται σε όρια κύκλου εργασιών και όγκου δεδομένων τα οποία η New Axis Solutions δεν πληροί επί του παρόντος. Αναλαμβάνουμε τις ακόλουθες δεσμεύσεις οικειοθελώς και τις θεωρούμε δεσμευτικές για εμάς: δεν πωλούμε προσωπικά δεδομένα και δεν τα διαθέτουμε για συμπεριφορική διαφήμιση μεταξύ πλαισίων. Αιτήματα στο contact@nomoaxis.com.

9. Cookies, τοπική αποθήκευση και analytics

Χρησιμοποιούμε μόνο απολύτως απαραίτητα cookies και εγγραφές αποθήκευσης του προγράμματος περιήγησης, οι οποίες απαιτούνται για τη λειτουργία της εφαρμογής που ζητήσατε: τη διατήρηση της σύνδεσής σας, την απομνημόνευση του επιλεγμένου workspace και των προτιμήσεων διεπαφής, την τήρηση των κλειδιών κρυπτογράφησης της συνεδρίας, τη διαφύλαξη μη αποθηκευμένης εργασίας — ενεργό χρονόμετρο, μη απεσταλμένο μήνυμα του βοηθού και την κατάσταση της συνομιλίας του — και την ουρά συμβάντων που καταγράφονται εκτός σύνδεσης. Το token συνεδρίας ταυτοποίησης τηρείται στην τοπική αποθήκευση του προγράμματος περιήγησης και διαβιβάζεται ως κεφαλίδα εξουσιοδότησης (authorization header) σε κάθε αίτημα και όχι ως cookie. Δεν χρησιμοποιούμε analytics τρίτων ή cookies διαφημίσεων και καμία αποθήκευση στον τερματικό σας εξοπλισμό δεν εξυπηρετεί σκοπούς analytics, διαφήμισης ή παρακολούθησης συμπεριφοράς. Κάθε εγγραφή που απαριθμείται κατωτέρω είναι απολύτως αναγκαία για την παροχή της υπηρεσίας που εσείς ζητήσατε. Η ενσωματωμένη υπηρεσία πληρωμών (embedded checkout) της Stripe ορίζει τα δικά της απολύτως απαραίτητα cookies εντός του iframe της Stripe, δυνάμει της πολιτικής απορρήτου της Stripe. Κατά το άρθρο 4 παρ. 5 του ν. 3471/2006, η αποθήκευση σε τερματικό εξοπλισμό γνωστοποιείται ακόμη και όταν είναι απολύτως αναγκαία και δεν απαιτείται συγκατάθεση. Ο κατωτέρω πίνακας γνωστοποιεί, ανά κατηγορία, όσα η εφαρμογή αποθηκεύει στον τερματικό σας εξοπλισμό, τον μηχανισμό αποθήκευσης και τη διάρκεια κάθε εγγραφής. Ορισμένες κατηγορίες δημιουργούνται μία φορά ανά συνδεδεμένο χρήστη ή ανά workspace, οπότε ενδέχεται να υφίστανται περισσότερες της μίας εγγραφές. Οι κατηγορίες που σημειώνονται ως "ενδέχεται να περιέχει περιεχόμενο πρακτικής" μπορεί να περιλαμβάνουν κείμενο υποθέσεων, εντολέων ή εγγράφων που έχετε εισαγάγει· παραμένουν στη συσκευή σας και δεν διαβιβάζονται σε εμάς υπό τη μορφή αυτή.

Τα δύο cookies της Stripe ορίζονται μόνο στις σελίδες εγγραφής και χρέωσης/πληρωμής, όπου φορτώνεται το Stripe.js για την ολοκλήρωση πληρωμής που έχετε εσείς εκκινήσει — δεν ορίζονται κατά τη γενική χρήση της εφαρμογής. Καθώς είναι απολύτως απαραίτητα για τη διενέργεια της πληρωμής, δεν απαιτούν συγκατάθεση και δεν μεταβάλλουν την ανωτέρω θέση.

10. Ασφάλεια

Τα δεδομένα πρακτικής του workspace — αρχεία εντολέων και υποθέσεων, περιεχόμενο και ονομασίες εγγράφων, επικοινωνίες, συμφωνίες αμοιβής, τίτλοι εργασιών και ιστορικό συνομιλιών ΤΝ — κρυπτογραφούνται με XChaCha20-Poly1305 στο πρόγραμμα περιήγησής σας, με κλειδιά κρυπτογράφησης ανά workspace τα οποία με τη σειρά τους σφραγίζονται προς το προσωπικό ζεύγος κλειδιών κάθε μέλους. Η New Axis Solutions ουδέποτε κατέχει τα κλειδιά αυτά σε απλή μορφή και δεν μπορεί να αποκρυπτογραφήσει το περιεχόμενο αυτό. Η προστασία αυτή δεν εκτείνεται στις αναγνώσιμες κατηγορίες που απαριθμούνται στο §2, οι οποίες υφίστανται από την πλευρά του διακομιστή εκ σχεδιασμού ή εξ ανάγκης. Περιγράφουμε το αποτέλεσμα ως φακέλους υποθέσεων κρυπτογραφημένους από άκρο σε άκρο με κλειδιά που ουδέποτε κατέχουμε, υπό την επιφύλαξη του καταλόγου αυτού — και όχι ως σύστημα "μηδενικής γνώσης".

Οι κωδικοί κατακερματίζονται με bcrypt και ελέγχονται στη βάση HIBP. Υποστηρίζεται MFA και μπορεί να απαιτείται από τους διαχειριστές workspace. Η πρόσβαση στη βάση δεδομένων ελέγχεται από row-level security ανά workspace· τα μεταφορτωμένα έγγραφα φιλοξενούνται σε ιδιωτικό bucket υπό αδιαφανή αναγνωριστικά, με πρόσβαση μέσω βραχύβιων signed URL. Όλες οι ενέργειες ασφαλείας καταγράφονται σε αμετάβλητο, αλυσιδωτά κατακερματισμένο αρχείο ελέγχου, του οποίου η ακεραιότητα επαληθεύεται σε τακτική βάση. Όταν απαλοιφή για λόγους συμμόρφωσης πρέπει να επανεγγράψει εγγραφές του αρχείου αυτού, η προηγούμενη κατάσταση της αλυσίδας δεσμεύεται πρώτα σε σφραγισμένη εγγραφή εποχής, ώστε η μεταβολή να είναι αποδείξιμη και όχι αφανής (βλ. §2).

10α. Κύκλος ζωής κλειδιών και αρχείο αποσυρθέντων κλειδιών

Κάθε workspace διαθέτει ένα κλειδί κρυπτογράφησης δεδομένων (DEK). Το DEK παράγεται στο πρόγραμμα περιήγησης και αποθηκεύεται μόνο σε αντίγραφα σφραγισμένα ξεχωριστά προς το δημόσιο κλειδί κάθε μέλους· η αφαίρεση ενός μέλους αφαιρεί το δικό του σφραγισμένο αντίγραφο. Οι διαχειριστές μπορούν να εναλλάξουν (rotate) το DEK, οπότε παράγεται νέο κλειδί και το περιεχόμενο επανακρυπτογραφείται με αυτό.

Η εναλλαγή δεν καταστρέφει το προηγούμενο κλειδί. Κάθε αποσυρθέν DEK διατηρείται σε αρχείο αποσυρθέντων κλειδιών, σφραγισμένο προς τα μέλη που το κατείχαν, και τηρείται επ' αόριστον για όσο υφίσταται το workspace. Αυτό είναι ηθελημένο: το αρχείο ελέγχου είναι μόνο προσθετικό και αλυσιδωτά κατακερματισμένο, οπότε τα κρυπτογραφημένα μεταδεδομένα ελέγχου δεν μπορούν να επανακρυπτογραφηθούν εκ των υστέρων χωρίς να διαρραγεί η αλυσίδα, και χωρίς το αρχειοθετημένο κλειδί το ιστορικό αυτό θα καθίστατο οριστικά μη αναγνώσιμο για εσάς.

Η συνέπεια πρέπει να δηλωθεί ρητά: επειδή τα αποσυρθέντα κλειδιά διατηρούνται, κρυπτογραφημένο περιεχόμενο που παρήχθη πριν από μια εναλλαγή παραμένει ανακτήσιμο από μέλος που κατέχει αρχειοθετημένο αντίγραφο κλειδιού. Η εναλλαγή κλειδιών στη Nomoaxis προστατεύει επομένως το μελλοντικό περιεχόμενο και αίρει την πρόσβαση μελών που αφαιρούνται ή επανακλειδώνονται· δεν επιτυγχάνει κρυπτογραφική διαγραφή του παρελθόντος περιεχομένου. Εάν προβείτε σε εναλλαγή λόγω υπόνοιας παραβίασης, θεωρήστε ότι τα προ της εναλλαγής δεδομένα εξακολουθούν να είναι εκτεθειμένα και λάβετε πρόσθετα μέτρα.

Το αρχείο αποσυρθέντων κλειδιών εκκαθαρίζεται κατά τη διαγραφή του λογαριασμού από τον κάτοχό του και κατά τη διαγραφή του workspace, ενώ τα αρχειοθετημένα αντίγραφα κλειδιών ενός μέλους αφαιρούνται όταν το μέλος αφαιρείται από το workspace. Μετά την εξάλειψη των εγγραφών αυτών, το περιεχόμενο που κρυπτογραφήθηκε με τα κλειδιά αυτά είναι μη ανακτήσιμο από οποιονδήποτε, περιλαμβανομένης της New Axis Solutions.

11. Επικοινωνία για αιτήματα δεδομένων

Email: contact@nomoaxis.com. Απαντάμε εντός 30 ημερών.